Fotos: Nikolaj Blegvad.
På Deichman Bjørvika i Oslo går det hurtigt, når bibliotekets ansatte plukker reserverede bøger og rydder reserveringshylder. De har taget afsked med printede pluklister og kvitteringer, og mange arbejdsprocesser er blevet lettere. Læs med, når logistikmedarbejder Magnus Nygård Weinholdt fortæller om, hvordan appen Assist er blevet et uundværligt værktøj i hans daglige arbejde på biblioteket.
Mobil adgang til bibliotekssystemet
Assist er en app, der blev udviklet i tæt samarbejde med det norske bibliotek Deichman i forbindelse med, at de åbnede deres nye hovedbibliotek i juni 2020. Og lige siden har Assist været et trofast arbejdsredskab for bibliotekets ansatte. Appen giver bibliotekets medarbejdere mobil adgang til bibliotekssystemet og er udviklet til at understøtte dem i deres daglige arbejde, så de let kan udføre logistikopgaver og hjælpe bibliotekets brugere, uanset hvor de befinder sig på biblioteket.
På Deichman bruger de ansatte primært Assist til at udføre logistikopgaver, og appen har optimeret en lang række af de daglige arbejdsprocesser fortæller Magnus Nygård Weinholdt, som er logistikmedarbejder på Deichman.
"Til daglig bruger jeg Assist, når jeg plukker reserverede bøger, sætter bøger op og rydder reserveringshylder. Assist er blevet et essentielt værktøj, som vi ikke kan klare os uden, og jeg mærker en stor forskel på tempoet i alle opgaver, efter vi skiftede fra fysiske lister på papir til Assist".
Digitale pluklister giver overblik og sparer tid
En af de forbedringer, Assist har medført for de ansatte på Deichman Bjørvika, er, når de plukker reserveringer. De lange printede pluklister på papir er blevet erstattet af overskuelige lister i appen. Pluklisterne har billeder og er designet, så de ansatte hurtigt kan få et overblik over, hvilket materiale de skal finde, og det sparer dem tid, fortæller Magnus Nygård Weinholdt:
“Jeg sparer rigtig meget tid, især når jeg plukker reserverede bøger, bl.a. fordi pluklisterne har billeder af materialerne. Derudover er jeg altid kun er et par tastetryk væk fra transaktionshistorikken, så det er nemmere at finde ud af, hvor og hvornår bogen sidst er blevet set”.
Når et materiale bliver plukket, scanner man det med Assist, og så snart det er registreret, bliver det markeret på kollegaernes pluklister. På den måde undgår man, at det samme materiale bliver plukket flere gange. Når bogvognen er fyldt op, kan man køre direkte hen og sætte materialerne på reserveringshylden uden at skulle forbi skranken for at printe kvitteringer på vejen.
Hurtigt på hylden og ingen tunge løft
I udviklingen af Assist er der bl.a. lagt stor vægt på, at det skal være let at sætte bøger på reserveringshylden. Når de ansatte kommer med en fuld bogvogn, skal de bare finde en reserveringshylde, hvor der er plads, og sætte bøgerne op. På den måde undgår biblioteket halvtomme reserveringshylder og skåner deres ansatte for tunge løft, fordi de ikke skal flytte rundt på de bøger, der venter på at blive afhentet. Og det er med til at lette arbejdet for bibliotekets medarbejdere:
"Det er meget nemt at sætte bøger op på en reserveringshylde. Det eneste, du skal gøre, er at finde en hylde, scanne den og derefter scanne en bog med Assist. Det er med til at bidrage til den effektivitet, vi er afhængige af, for at bogstrømmen kan løbe rundt,” fortæller Magnus Nygård Weinholdt.
Når hylden er fyldt op, trykker man på “Giv låneren besked”, og så sender Assist en mail ud til brugerne om, at materialet står klar på reserveringshylden. Bibliotekets personale slipper altså for at skulle forbi skranken og scanne, printe og sætte kvitteringer i hvert eneste materiale, der bliver sat på reserveringshylden. Derudover modtager brugerne først mailen, når materialet står klar på hylden.
Assist er også en hjælp, når reserveringshylden skal tømmes igen, fortæller Magnus Nygård Weinholdt, fordi appen giver de ansatte et samlet overblik over materialer, så det er let at rydde hylden:
“Før vi fik Assist, lavede vi en ekstra grundig oprydning, hvor vi gik igennem hvert eneste materiale, som stod på reserveringshylden. Men i dag gør vi det som en del af den almindelige dag-til-dag-oprydning. Det sparer os hurtigt 4-5 timer om måneden,” fortæller han og fortsætter:
“Det er også blevet nemmere at rydde reserveringshylderne regelmæssigt. Når reserveringsperioden udløber, laver Assist en liste over de bøger, der ikke er afhentet, så det er nemt for de ansatte at få et overblik og tage bøgerne ned fra reserveringshylden igen”.
Let søgefunktion og fri af skranken
Magnus Nygård Weinholdt fremhæver søgefunktionen som den funktion, han har allermest glæde af i Assist. Ved hjælp af den kan han hurtigt få et overskueligt overblik over, om et materiale er udlånt, eller hvornår det sidst er blevet afleveret, og hvor det befinder sig:
“Jeg er rigtig glad for søgefunktionen i Assist. Den er virkelig god at bruge, både når jeg leder efter bøger til besøgende, og når jeg udvælger reservationer,” fortæller han og fortsætter:
“Jeg er også meget glad for, at jeg nemt kan se og ændre status på et materiale, og at jeg let og på en overskuelig måde kan se, hvor mange eksemplarer af et materiale vi har tilgængelig, og hvornår et eksemplar sidst er blevet set. Når jeg arbejder ude på biblioteket, er der ofte langt til nærmeste pc, og så det er guld værd at kunne få disse oplysninger på telefonen,” afslutter han.
Note: På Deichman Bjørvika bruger de ansatte primært Assist til at udføre logistikopgaver. Men det er også muligt både at oprette lånere, reservere, udlåne og aflevere materialer i Assist.
Deichmans brug af Assist det sidste år:
- 45.331 pluklister er oprettet
- 841.763 reserverede materialer er scannet og sat på reserveringshylden med Assist.
Kilde: tallene er fra Redias statistik for perioden 1. nov. 2023 - 1. nov. 2024.
