feb. 03, 2025

Assist håndterer dagligt flere tusind reservationer

Foto: Nikolaj Blegvad.

Deichman Bjørvika åbnede i 2020 med ambitionen om at skabe et bibliotek, der er synligt, tilgængeligt og nyskabende - og som byder på et hav af muligheder for borgerne i Oslo. Og man må sige, det er lykkedes. I dag rummer det topmoderne hovedbibliotek seks etager med litteratur, læse- og studiepladser, scener, værksteder, biograf og meget mere. Og Deichman huser mere end 1.1. million bøger, film, musik og tidsskrifter. 

Til at understøtte logistikken af den enorme mængde af materialer, der dagligt bliver håndteret på biblioteket, udviklede Deichman og Redia i samarbejde appen Assist, som i dag er et uundværligt redskab for bibliotekets logistikansatte.

Læs med, når systemforvalter på Deichman, Silje Grimseid, fortæller om det tætte samarbejde omkring udviklingen af Assist.  Hvordan behovet for et godt logistikværktøj vokser i takt med, at bibliotekets udlånstal stiger. Og hvordan appen er et uundværligt værktøj, når medarbejderne skal løfter den enorme logistikopgave, der er på Deichman. 

Fakta om Deichman 2024:

  • Deichman har mere end 1.1 million bøger, film, musik og tidsskrifter.
  • Der var mere end 5,8 millioner besøg på biblioteket.
  • Der var over 2 millioner udlån - det er det højeste antal udlån i Deichmans 239-årige historie. 

 

Grundig kortlægning af bibliotekets behov og arbejdsprocesser

“I forbindelse med at vi flyttede til det nye hovedbibliotek i Bjørvika, ønskede vi en medarbejderapp, som kunne bruges på en håndholdt enhed. Og resultatet blev Assist, der er blevet til i tæt samarbejde mellem os og Redia,” fortæller Silje Grimseid, der er systemforvalter for de biblioteksfaglige værktøjer på Deichman. 

Assist_2024_NETT-51

Men før medarbejderne på Deichman kunne stå med appen Assist i hånden, ligger der et langt og intensivt samarbejde mellem bibliotekets ansatte og Redia. Redia, som har Biblioteksentralen i Norge - og dermed de norske biblioteker - på ejerlisten, kom med stor indsigt i biblioteksverdenen og viden om, hvordan man skaber gode digitale brugerrejser.

I mere end et år fulgte Redias UX-team bibliotekets ansatte tæt. De lavede interviews og kortlagde daglige arbejdsprocesser og behov - både på hovedbiblioteket og på Deichmans mindre filialer. På det tidspunkt var Silje Grimseid bibliotekar på en af filialerne, og hun var en del af det team, der var med til at teste appen:

“Det har været vigtigt for os, at Deichmans egne medarbejdere blev inddraget som en del af testteamet for at sikre, at behov og perspektiver hos dem, der arbejder på vores forskellige biblioteker, blev tænkt ind i appen. Med baggrund fra et lokalt bibliotek, hvor opgaverne er mindre specialiserede end på hovedbiblioteket, havde jeg ekstra fokus på, hvordan værktøjerne ville fungere i det daglige arbejde der,” fortæller hun.

 

I udviklingsfasen præsenterer Redia veludviklede løsningsforslag, er gode til at bede om input og komme med afklaringer undervejs i processen. De stræber altid efter at finde løsninger, der opfylder vores behov, og vi oplever, at de har et oprigtigt engagement i, at løsningerne er så gode som muligt for dem, der arbejder på biblioteket.


Silje

Foto: Kristian Ulyses Andaur

Silje Grimseid Systemforvalter for de biblioteksfaglige værktøjer på Deichman

 

Et værktøj, der kan håndtere stigningen i udlån 

Efter den indledende fase blev der udviklet prototyper, som blev testet, justeret og testet igen og igen - indtil den første version af appen Assist var klar i foråret 2020. Men det tætte samarbejde sluttede langt fra der. For i takt med at Deichmans behov og arbejdsgange ændrer sig, gør kravene til appen det samme. Og behovet for et godt logistikværktøj vokser i takt med, at antallet af udlån og mængden af materialer, der dagligt skal håndteres på biblioteket, vokser:

"Brugen af ​​Assist er helt anderledes i dag, end det vi forestillede os, da udviklingen begyndte. Behovet for at bruge Assist til vejledning og reservationer er mindre, fordi vi har gode muligheder i Butler (red. Redias selvbetjeningsstation), brugernes egne mobiltelefoner og søgning ved skranken. Samtidig er behovet for et godt logistikværktøj blevet større, end vi forestillede os i første omgang. Vores udlånstal vokser og vokser. Vi plukker dagligt hundredevis af reservationer med Assist, og vi bruger Assist til at sætte et par tusinde reserverede eksemplarer på afhentningshylden hver dag," fortæller Silje Grimseid. 

Deichmans brug af Assist i 2024:
  • 847.992 reserverede materialer er blevet scannet og sat på reserveringshylden
  • 337.796 reserveringer er blevet plukket
  • 44.878 pluklister er blevet oprettet i Assist.

 

En stor daglig forskel for bibliotekets medarbejdere

I dag er Assist et vigtigt værktøj for bibliotekets logistikmedarbejdere, fortæller Silje Grimseid:

"Assist gør en stor forskel for vores daglige logistikarbejde med reservationer og afhentningshylder. Sammenlignet med vores gamle løsning sparer vi tid, vi løfter og flytter mindre på materialerne og håndterer hvert enkelt materiale færre gange end før. Og så er løsningen til afhentningshylden nu papirløs,” fortæller hun og fortsætter: 

Øksen_ 1_Foto_Nikolaj Blegvad_Biblioteksentralen-1

“Derudover gør Assist det muligt at filtrere og prioritere reservationer på pluklisterne, så vi kan bruge vores ressourcer fornuftigt. I en travl hverdag - især ude på de lokale biblioteker, hvor man skal jonglere med mange forskellige opgaver - er det godt hele tiden at have en opdateret plukliste i lommen. Så er det nemmere at gå rundt og plukke et par reserveringer, når lejligheden byder sig," fortæller hun:

”Det tætte samarbejde, vi har haft undervejs, og fokusset på personalets behov har resulteret i små og store funktioner og optimeringer, der gør, at Assist er rigtig godt tilpasset det arbejde, vi udfører hver dag på bibliotekerne,” afslutter hun.

Vil du høre, hvad de ansatte siger om Assist?

Du kan læse mere om, hvilken værdi Assist skaber for Deichman Bjørvikas ansatte i artiklen Assist - et essentielt værktøj for bibliotekets ansatte. Her fortæller logistikmedarbejder Magnus Nygård Weinholdt om, hvordan han bruger appen i sit daglige arbejde på biblioteket.