Effektiv hylderevision med Assist

Indtil for nylig var hylderevision en tung, manuel arbejdsopgave på Slagelse Bibliotekerne, og hele personalegruppen var i spil, når bibliotekets 150.000 materialer skulle gennemgås. Nu har de fået Hylderevision i medarbejderappen Assist.

Læs med, når Jakob Poulsen, Claus Jensen og Eva Marina Haulrig fra Slagelse Bibliotekerne fortæller om, hvordan Hylderevision i Assist sparer biblioteket tid og ressourcer. Og om den helt særlige oplevelse det var, første gang de gennemgik bibliotekets materialer med bluetooth-Øksen. 

Det første møde med bluetooth-Øksen

“Øksen” bliver den kaldt. Det lyder måske en smule drabeligt for folk uden for biblioteksverdenen. Navnet giver dog mening, når man ser den økseformede scanner. Og kigger man på det solide indhug, scanneren har gjort i de fejlplacerede materialer på hylderne på Slagelse Bibliotekerne, giver navnet endnu mere mening. 

“Første gang vi tændte for Øksen, troede jeg nærmest, den var i stykker," fortæller Jakob Poulsen med et smil om det første møde med bluetooth-Øksen. Og fortsætter:

"Det var ret voldsomt, hvad vi fandt. Vi havde en fornemmelse af, at vi havde ret godt styr på de materialer, der var på hylderne. Men det viste sig, at der virkelig var meget at komme efter. Der var nok 20 materialer, som var fejlplaceret på det første 1½ fag, vi gennemgik, og så var vi ligesom i gang. Det var ret overraskende”.

Sparer ressourcer og giver en højere kvalitet

“Før vi fik Øksen, var hele personalegruppen i spil for at gennemgå samlingen manuelt, når vi lavede hylderevision. Når man gennemgår samlingen manuelt, tager man alle bøger på en hylde ud, sætter dem på en bogvogn, gennemgår dem en for en og sikrer, at de står rigtigt, inden man sætter dem op på reolen igen. Og det gør vi så med alle 150.000 materialer," fortæller Claus Jensen, som er systemadministrator på biblioteket.

“Det er en tung opgave, hvor der bliver brugt mange timer i hele personalegruppen, men det er samtidig også en opgave, der bliver prioriteret i driften, fordi det vedligeholder vores samling," forklarer Jakob Poulsen og fortsætter:

"Der er rigtig meget, du skal være opmærksom på, når du reviderer. Hvis du først laver hylderevision med Øksen, er der ting, du ikke behøver tjekke op på bagefter. Fx om et materiale er i magasin, eller om det er fra et andet bibliotek. Det betyder, at jeg ikke skal koncentrere mig om den grove opstilling, men kun kigge på det, Øksen ikke kan fange. Jeg kan fokusere på at lave den helt præcise opstilling, og det giver en højere kvalitet i det manuelle arbejde”.

Bluetooth gør det nemt at starte op og skifte filial

Med den nyeste version af Øksen er det blevet endnu lettere at lave hylderevision på bibliotekerne. Med den kan man nemlig forbinde scanneren til enten en smartphone eller tablet via bluetooth. Det eneste, man skal gøre, er at tænde for bluetooth på både Øksen og smartphone/tablet og forbinde dem, så er man i gang. Det gør det lettere at starte Øksen op, og det er meget nemt at skifte mellem forskellige filialer.

I Slagelse kører det også lettere med bluetooth-scanneren. På grund af et lidt strikt IT-system havde de tidligere udfordringer med at koble scanneren til via wifi. Det løste sig, da de i stedet fik en scanner med bluetooth:

“Vi fik aldrig wifi-scanneren til at virke. Vi havde mange forskellige personer inde over, men det lykkedes aldrig. Med bluetooth kørte det til gengæld ret hurtigt. Det var noget mere “out of the box” ift. at få den i drift. Den er meget intuitiv at koble til og bruge - og når man først har forstået, hvad det er for noget data, der kommer ind i Assist, så kører det,” fortæller Jakob Poulsen.

Forsvundne materialer dukker nu pludselig op

“En virkelig stor gevinst ved Øksen er, at den har fundet bøger på hylderne, som ikke er vores bøger. Fx har vi fundet bøger, som kommer fra Roskilde og Næstved, som fejlagtigt er blevet sat på vores hylder,” fortæller Eva Marina Haulrig. 

“Alle de grove fejl, der var svære at fange før, fanger vi nu ret nemt. Tidligere var det altafgørende, at vi havde nogle ret gode strukturer i vores sortering, så materialerne kom på de rigtige hylder. Skete der et kiks fx med en bog fra et andet bibliotek, så var bogen væk for evigt. Vi kastede jo hundredevis af timer efter at finde den ene bog fx fra Næstved, hvorimod at vi nu finder den med det samme,” supplerer Jakob Poulsen og fortsætter:

“Derudover har vi nu lige pludselig noget feedback, vi kan give til sorteringsarbejdet. Fx hvis vi kan se, at der er nogle særlige materialer, der “smutter igennem”, eller der er en tendens. Vi kan finde mønstre for noget, der går galt, og være opmærksom på det”.

Som at støvsuge et gulv fyldt med perler

“Der var en stor personlig tilfredsstillelse i virkelig at få ryddet op. Det er lidt ligesom at støvsuge et gulv fyldt med perler. Du kan virkelig se, hvor du er kommet til. Altså Claus var næsten ikke til at holde væk derovrefra. Han var ivrig efter at komme over og finde flere materialer, der var fejlplaceret. Det er lige før, man bliver helt skuffet her bagefter, når man ikke finder noget,” griner Jakob Poulsen og fortsætter:

“Vi har lavet den helt store oprydning i Slagelse. Nu er næste skridt, at vi skal ud på vores to filialer og lave samme øvelse,” afslutter han.